Être freelance s’entend souvent comme un synonyme de liberté. Une toile blanche sur laquelle apposer ce que l’on souhaite, ce que l’on aime. Et c’est le cas, bien entendu : en tant que freelance, nous avons la liberté de choisir nos missions, nos spécialisations, avec qui on veut travailler, où et quand. Mais pour réussir cette recette magique dès nos débuts et pérenniser notre activité d’indépendant·e, la gestion du temps et l’organisation sont indispensables.
Eh oui : voilà les ingrédients d’une entreprise qui se porte bien et qui avance sereinement, à son rythme (le vôtre !).
Mais quand on débute en tant que free, comment gérer son temps ? Comment organiser ses journées, sa semaine, et jongler entre les différents projets ? Comment séparer vie pro et vie perso, pour ne pas céder au surmenage ?
Voici quelques conseils et pistes à explorer.
De l’importance de prioriser ses tâches pour rester organisé·e
Organisation : vive la to do list !
Il n’y a pas de secret : pour qu’une journée de travail soit optimisée, il nous faut organiser nos tâches par ordre de priorité. Et la première technique que l’on va vous partager va vous sembler évidente : utiliser une to do list. Sur votre ordinateur, une feuille de papier, des post-its, déposez chaque tâche à effectuer, le matin-même ou la veille, pour avoir une visibilité limpide des missions à remplir sur la journée. N’hésitez pas à découper chaque tâche en micro-tâche pour ne rien oublier en chemin.
À échelle d’une semaine ou d’un mois, il est plus pertinent de se tourner vers des outils numériques ou des agendas pour être certain·e de ne rien oublier, et s’organiser comme il le faut (un des savoir-être indispensables des freelances, on vous le rappelle !).
Pour cela, des applications comme Notion et Zapier sont des perles. En créant des tableaux et des notes à votre convenance sur votre ordinateur, vous voyez distinctement la progression de vos tâches (et celle de vos collègues si le tableau est participatif). Votre espace de travail est modulable selon vos méthodes de travail, et il évolue à votre rythme. Vous y reportez vos avancées, vos points bloquants. Vous pouvez y partager des fichiers, vos rendus, y faire vos commentaires en identifiant les personnes concernées, et globalement mener des projets collaboratifs de façon très intuitive. Un réel atout en termes d’organisation, et aussi de communication avec vos client·es (nous en sommes fan chez Digi Atlas !).
La gestion du temps passe par une bonne connaissance de soi (et de sa façon de travailler)
Eh oui. Prioriser ses tâches permet également d’orienter notre énergie et concentration optimale sur les bons sujets. Comme tout le monde, nous avons des pics de vitalité, où notre cerveau est d’une efficacité incroyable, comme des moments plus creux, où notre capacité à traîter les informations est plus faible. Ce n’est pas un problème, tant que nous savons identifier ces différentes phases et organiser notre journée en conséquence.
Cela peut ainsi nous aider à organiser notre journée, en estimant le temps que chaque mission va prendre, et en leur décernant un créneau spécifique. Une fois le planning ficelé, il ne reste qu’à le suivre : l’enchaînement se créera facilement, heure après heure.
C’est notamment sur cette organisation millimétrée que repose la méthode “Pomodoro” : l’idée est d’attribuer à chaque tâche une session de travail chronométrée. Notre journée se découpe alors en morceaux de 25 minutes, le temps de concentration optimale que nous pouvons dédier à une seule tâche, selon l’entrepreneur italien Francesco Cirillo. On lance alors le timer, on s’applique à notre travail, et à la fin du chrono, on prend une pause de 5 minutes. Puis on reprend : 25 minutes de travail, 5 de repos. Dès que vous avez enchaîné 4 Pomodoro (donc 4 sessions de travail), vous pouvez vous accorder une pause plus longue, d’une vingtaine de minutes.
L’objectif est ici non seulement de travailler efficacement et de récupérer des forces régulièrement, mais aussi d’avoir le sentiment d’avancer sur nos tâches. Un élément important pour nous stimuler dans notre travail.
Prioriser ses tâches : une bonne façon d’éviter la procrastination
Vous connaissez la procrastination ? Cette fâcheuse tendance à reporter ce que l’on doit faire à plus tard, par manque de temps, de volonté, d’énergie, etc. Dans un cadre professionnel, et particulièrement quand on est freelance, le fait de procrastiner peut être un problème. En effet, lorsque l’on jongle avec les projets, que des rendus sont attendus et que notre semaine est déjà bien remplie, il reste peu de place pour le report. Un retard serait d’ailleurs mal accueilli par notre clientèle. Ne risquons pas cela !
En ayant une bonne visibilité de ce que l’on a à faire, et en définissant quand on doit le faire (et le finir), on assure la réalisation de nos missions en temps et en heure (et on conserve une image fiable en tant que professionnel).
Gérer son temps, entre vie professionnelle et vie personnelle
Il est très courant que les freelances et indépendant·es travaillent depuis leur domicile, ne créant pas forcément une délimitation nette entre espace de travail et espace privé. Et c’est un piège qui s’immisce régulièrement dans notre gestion du temps également. Pour ne pas se laisser emporter par la vague du travail, ou au contraire laisser entrer le perso’ dans l’espace pro, limitez les distractions (on pense à vous, les notifications intempestives) et suivez ces quelques conseils d’organisation.
Ne pas oublier les temps de pause dans son agenda
Comme le rappelle la méthode “Pomodoro”, les temps de pause réguliers sont essentiels pour garder la tête concentrée sur notre tâche. Quelques minutes prises pour aller se préparer une boisson chaude, pour s’étirer, faire quelques pas, prendre un bol d’air frais à la fenêtre : voilà autant de façons de garder les idées claires et ne pas s’épuiser (surtout quand on travaille sur un ordinateur toute la journée)
Il est ici question de reconnaître que notre corps et notre cerveau ont besoin de repos pour fonctionner efficacement sur un temps long (comme une journée de 8h), et de s’accorder cet espace de décompression nécessaire à notre bien-être. Évitons de flirter avec le burnout.
Délimiter ses journées de travail et dédier du temps à ses activités perso
En étant à la tête de notre propre entreprise, c’est à nous de déterminer quand commence et se termine une journée de travail, quels jours de la semaine sont dédiés à notre activité de freelance et quels jours sont 100% repos. La liberté que l’on évoquait au début intervient bien dans cette organisation de nos semaines : vous choisissez.
Cela dit, il vous incombe de bien communiquer à votre clientèle les limites que vous fixez, dès le début de votre collaboration pour partir sur des bases claires. Cela témoigne également de l’organisation et rigueur dont vous faites preuve, en tant que professionnel·le (ce qui peut rassurer votre clientèle). Certaines entreprises vous demanderont potentiellement des ajustements pour coller à leur réalité et leurs urgences : il ne tiendra qu’à vous d’y concéder (ou non, ce qui est votre droit également).
De plus, nos activités personnelles, en dehors du travail, sont autant de moment où nous récupérons de l’énergie, émotionnelle, physique et mentale : elles ont toute leur place dans notre semaine. Qu’il s’agisse d’hobbies, d’activités sportives, de sorties culturelles, de rendez-vous avec vos proches, inscrivez-les dans votre agenda et honorez-les tant que possible. Ces moments que vous vous dédiez sont des formes de remerciement que vous vous faîtes, que vous méritez et qui vont vous permettre d’équilibrer naturellement votre vie professionnelle et vie personnelle.
Le portage salarial ou la collaboration pour se libérer du temps
Nous avons deux solutions à proposer aux personnes qui se laissent facilement surmener par la quantité de choses auxquelles penser en tant qu’indépendant·e et qui souhaitent alléger leur tête et leur quotidien.
La première serait le fait de déléguer certains aspects de la vie d’entreprise à un·e comptable, à un·e secrétaire administratif·ive, etc. La semaine des freelances est souvent bien pleine, notamment de tâches qui ne relèvent pas de leurs expertises et qui prennent une place trop importante, au détriment de ce qui fait réellement tourner leur entreprise. Le fait de déléguer, en collaborant avec d’autres free par exemple, libère un temps précieux, à dédier à des missions ou du repos. Cela a un coût, on le conçoit, mais un gain énergétique qui peut être intéressant, selon vos objectifs et ressources. À méditer !
La deuxième idée que nous vous présentons, c’est le portage salarial. Format hybride entre le freelancing et le salariat, il permet notamment de se délester de toute la partie administrative qui incombe aux freelances, en la confiant à la société de portage. Ici aussi, le gain de temps et d’énergie est appréciable, en plus des avantages sociaux et de la sécurité qui accompagnent cette forme de travail mi-salarié mi-autonome.
Ainsi, la gestion de son temps et l’organisation font partie des notions-clés à maîtriser lorsque l’on désire devenir freelance, en plus des questions administratives, comptables, juridiques (parmi tant d’autres sujets à potasser). Pour éviter les erreurs et se lancer sereinement en indépendant·e, nous vous conseillons d’être accompagné·e pas à pas, par le biais de formations dédiées au monde du freelancing notamment.
