Zapier fait partie de ces outils dont on entend souvent parler dès qu’il est question d’automatisation, de no-code ou de gain de temps. Pourtant, quand on demande « Zapier c’est quoi ? », la réponse est rarement très claire. Certains y voient un outil compliqué réservé aux profils techniques, d’autres l’utilisent sans vraiment comprendre ce qui se passe “derrière”.
En réalité, Zapier est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît… à condition d’en comprendre le principe.
Dans cet article, on va donc prendre l’outil à la base : comprendre ce qu’est Zapier, comment il fonctionne, et pourquoi il peut devenir un vrai allié dans votre organisation quotidienne.
Zapier, c’est quoi ? Comprendre le principe
Pour comprendre Zapier, il faut avant tout oublier l’idée d’un outil “intelligent” qui réfléchirait à votre place. Zapier n’analyse pas votre activité, ne prend pas de décisions et ne devine pas ce que vous voulez faire. Son rôle est beaucoup plus simple : faire communiquer entre eux des outils qui, à la base, ne se parlent pas.
Concrètement, Zapier agit comme un pont. Il observe ce qui se passe dans un outil (par exemple, un formulaire rempli, un nouveau contact ajouté ou un paiement reçu) et déclenche automatiquement une action dans un autre outil (ajouter une ligne dans un tableur, envoyer un email, créer une tâche, etc.).
Ce fonctionnement repose sur un principe très simple : si ceci se produit, alors fais cela.
Il n’invente rien, il exécute exactement ce que vous lui demandez, dans l’ordre que vous avez défini. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est accessible à des profils non techniques : il ne s’agit pas de coder, mais de décrire une logique.
Là où il devient intéressant, c’est qu’il permet d’automatiser des enchaînements d’actions qui, pris individuellement, semblent anodins, mais qui finissent par représenter beaucoup de temps perdu. Copier des informations d’un outil à un autre, envoyer toujours le même message, mettre à jour des listes…
En revanche, Zapier ne corrige pas un mauvais processus. Si votre organisation est floue, l’automatisation ne fera que reproduire ce “chaos”, plus rapidement.
Pour comprendre : qu’est-ce que le no code ? et pourquoi tout le monde en parle ?
Qu’est-ce qu’on peut automatiser avec Zapier ?
Zapier est particulièrement utile quand on commence à accumuler des outils… et que ces outils ne communiquent pas entre eux.
Formulaires, tableurs, emails, CRM, outils de facturation, plateformes de réservation : chacun fait très bien son travail, mais rarement ensemble.
Son rôle principal est de vous faire gagner du temps sur des tâches répétitives, celles que l’on exécute presque machinalement au quotidien.
Vous pouvez par exemple automatiser :
- l’enregistrement automatique de données dans un tableur après un formulaire rempli,
- l’envoi d’un email ou d’une notification après une action précise,
- la création d’une tâche ou d’un contact dans un outil interne,
- la synchronisation d’informations entre plusieurs plateformes.
Ce qui rend cet outil intéressant, ce n’est pas seulement ce qu’il permet de faire, mais la logique qu’il impose. Avant d’automatiser, il faut se poser les bonnes questions : qu’est-ce qui déclenche l’action ? quelle information est vraiment utile ? que doit-il se passer ensuite ? Cette prise de recul améliore déjà l’organisation.
Attention : Zapier ne remplace pas un outil métier, il ne gère pas une stratégie, et il ne décide pas à votre place. Il exécute, point.
Comment utiliser Zapier : le guide
Imaginons un cas très courant :
À chaque fois qu’une personne remplit un formulaire, ses informations sont automatiquement ajoutées dans un tableur.
Étape 1 : créer une nouvelle automatisation
Une fois connecté·e à Zapier, la première action consiste à créer ce que Zapier appelle un Zap. Un Zap, c’est simplement une automatisation.
Zapier vous demande alors de choisir un déclencheur (trigger), c’est-à-dire l’événement qui va lancer l’automatisation. Dans notre exemple, le déclencheur sera : « un formulaire est rempli ».
Étape 2 : configurer le déclencheur
Vous sélectionnez l’outil concerné (par exemple un outil de formulaire), puis l’événement précis : nouvelle réponse, nouvelle soumission, etc.
Zapier vous demande ensuite de connecter votre compte et de sélectionner le formulaire concerné. Une fois fait, il vous propose de tester le déclencheur pour vérifier qu’il récupère bien des données réelles (nom, email, message, etc.).
Étape 3 : choisir l’action à exécuter
Une fois le déclencheur validé, Zapier vous invite à définir l’action à effectuer. Dans notre exemple : ajouter une nouvelle ligne dans un tableur.
Vous choisissez l’outil, puis l’action précise (créer une ligne, ajouter un enregistrement, etc.). Zapier vous demande ensuite de relier les champs : email du formulaire → colonne email, nom → colonne nom, message → colonne message.
Étape 4 : tester l’automatisation
Avant de l’activer, Zapier vous propose de tester l’action. C’est une étape très importante qui permet de vérifier que les informations arrivent au bon endroit et dans le bon format.
Si quelque chose ne fonctionne pas, vous pouvez corriger immédiatement.
Étape 5 : activer et laisser Zapier travailler
Une fois le test validé, il ne reste plus qu’à activer le Zap. À partir de ce moment-là, chaque nouvelle réponse au formulaire sera automatiquement ajoutée au tableur, sans aucune action manuelle de votre part.
Check-list : ce qu’il faut savoir pour bien utiliser Zapier
Avant de multiplier les automatisations, il y a quelques règles simples à garder en tête.
1°) Automatiser un mauvais process ne le rendra pas meilleur. Si le fonctionnement de départ est flou ou mal structuré, l’automatisation ne fera que reproduire le problème plus rapidement.
2°) Commencer simple est toujours une bonne idée. Une automatisation simple, avec un déclencheur et une action bien définis, est souvent plus efficace qu’un enchaînement plus long et difficile à maintenir.
3°) Tester chaque automatisation avant de l’activer est indispensable. Une erreur non détectée peut se répéter des dizaines de fois. Prendre quelques minutes pour tester permet d’éviter bien des mauvaises surprises.
4°) Penser à la maintenance dans le temps. Les outils évoluent, les besoins changent, et une automatisation laissée sans suivi peut finir par ne plus fonctionner correctement.
5°) Connaître les limites de Zapier. Zapier est un excellent outil d’automatisation, mais ce n’est pas une solution universelle. Certaines logiques ou certains volumes de données nécessitent d’autres approches.
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