Les frais professionnels du Freelance
Le Freelance s’interroge souvent sur ses frais professionnels. En effet, les frais professionnels sont généralement déductibles de l’assiette de calcul des cotisations sociales et de la CSG CRDS.
Non seulement les frais professionnels sont exonérés, mais la TVA associée est souvent déductible.
En revanche, le freelance autoentrepreneur (statut micro entreprise) n’est pas concerné par cette possibilité de déduction, il doit prendre en charge ses frais sur ses revenus après impôts.
Dans cet article, nous allons aborder les dépenses les plus courantes du freelance :
- Les frais fixes : locaux professionnels, matériel, taxes et assurances, matériel, site internet
- Les dépenses spécifiques à une mission / un client : déplacements, repas, hébergement, cadeaux client
Les frais professionnels et l’URSSAF
Le remboursement des frais professionnels est régi et contrôlé par l’URSSAF et accessoirement par le service des impôts pour la TVA récupérable.
Il est régi par l’arrêté du 20 décembre 2002 modifié et plus généralement par le Code du travail (article L. 3261-1 et article L. 7422-11) ; il est également délimité par la jurisprudence ainsi que par les règles URSSAF, notamment quant aux conditions de prise en charge.
Une déclaration erronée peut donner lieu à régularisation et à majoration par des pénalités. Il convient donc d’être extrêmement prudent lors de vos déclarations de frais professionnels. Dans le cas d’une société traditionnelle, votre expert-comptable se chargera pour vous de trier les frais professionnels éligibles ou non. Dans le cas d’un portage salarial, c’est la société de portage qui fait le tri.
Dans les deux cas, mieux vaut être prudent, car certains comptables peuvent avoir la main lourde. Si vous choisissez de ne pas recourir à un expert-comptable, nous vous conseillons de solliciter directement l’URSSAF sur la messagerie. Les informations de cet article sont données à titre informatif. Elles doivent être prises avec mesure et discernement en fonction de votre situation précise. La déductibilité de vos frais doit être contrôlée par un professionnel de la comptabilité.
La question la plus sensible est le caractère professionnel des frais professionnels. Par exemple vous vous déplacez sur un week-end de décembre dans la région Strasbourg ou vous dîner avec un ancien collègue dans un restaurant luxueux. Sans justification précise, le comptable ou l’agent URSSAF pourrait être amené à croire que la dépense est d’ordre privée et non professionnelle.
Mieux vaut alors garder des justificatifs explicites comme des mails d’invitation ou des messages de remerciement au sujet des points abordés lors de ces rendez-vous « tendancieux ».
Plus spécifiquement pour toute dépense relative à un projet ou à un client il paraît utile d’indiquer un motif de dépense avec les informations suivantes :
- Prénom, nom et société du client (la personne pourra être contactée en cas de contrôle)
- Nom et localisation du/du projet en commun
Les frais professionnels fixes
Les frais professionnels fixes sont les dépenses liées aux postes suivants : locaux professionnels, matériel, taxes et assurances, site internet.
Le remboursement des dépenses de locaux professionnels est lié à l’adresse légale du freelance. Toutes les dépenses sont éligibles comme par exemple les taxes, les fournisseurs d’énergie et de télécommunications, le ménage, etc.
Si vous travaillez à la maison, l’exonération des frais professionnels est différente selon le statut :
- Si vous en statut freelance classique (sasu, eurl, libéral) : il vous faudra sous-louer à votre entreprise une pièce de votre logement après avoir obtenu l’accord de votre bailleur éventuel, de votre copropriété ou parfois même de votre mairie. Le loyer ainsi perçu devra être proportionné et déclaré au titre des revenus fonciers dans votre déclaration à l’impôt sur le revenu
- En portage salarial, le freelance peut bénéficier de l’indemnité de télétravail qui est soit forfaitaire soit au réel. Cette indemnité est exonérée de charges et d’impôts. Plus de détails sur le site URSSAF
Les dépenses de taxes et assurances sont des frais professionnels déductibles. Précisons d’abord qu’en portage ce n’est pas un frais fixe puisqu’en général il n’y a pas de frais en l’absence d’activité.
Pour les dépenses de type mutuelle et prévoyance, l’exonération est partielle car les dépensent couvrent le freelance à titre personnel et non sa société.
S’ils dépassent 500€ HT, les dépenses de matériel et de prestations de services (ordinateur, téléphone, site internet, voiture, marketing, travaux dans un local) doivent être amorties suivant des durées précises. Par exemple un ordinateur neuf de 1500e HT doit amortir à raison de 500€ par an. La TVA est généralement déductible à l’exception des véhicules de tourisme
Les dépenses spécifiques à une mission / un client
Sauf exception, les frais doivent être engagés pour les besoins de l’activité, être proportionnés, raisonnables et dûment justifiés (facture, motif, date, heure, noms & qualités des invités, désignation de l’entreprise des invités).
Deux types de frais professionnels doivent être distingués :
- Les frais de missions qui sont des frais professionnels facturés directement à l’entreprise cliente après avoir été préalablement négociés avec elle (pour les salariés portés).
- Les frais professionnels non refacturés au client ; ils correspondent quasi exclusivement aux frais de fonctionnement inhérents à l’activité du freelance (cf. art.1 ordonnance dun20/12/2002, frais de prospection, documentation, fournitures, etc.) Les sommes réellement engagées pourront être remboursées si et seulement si elles sont justifiées par une facture au nom de la société (sauf téléphone mobile personnel et automobile).
Le repas seul au restaurant est déductible dans les limites suivantes :
- Proportionné (le forfait repas est de 19,4€ en 2021)
- Impossibilité de pouvoir rentrer à son domicile le midi (contrainte en termes de temps/d’horaires, de distance de temps de pause déjeuner).
- Déplacement professionnel ou sur un chantier.
- La TVA n’est pas déductible dans ce cas
- Le forfait jour* est possible en portage salarial uniquement car vous avez le statut salarié
* suivant barème URSSAF : valeur indiquée pour 2022 sur une base de 55 jours ouvrés maximum en cas d’un lieu de mission unique consécutif (notion de lieu de travail habituel).
Les conditions de remboursement des repas d’affaires sont limitées aux conditions suivantes :
- caractère exceptionnel (c’est-à-dire un caractère irrégulier et limité)
- en dehors de l’exercice normal de son activité, dans l’intérêt de l’entreprise.
- la qualité des personnes y ayant participé
- un repas d’affaires par semaine ou cinq repas par mois.
Les frais professionnels d’hébergement sont exonérés dans la limite des cas suivants :
- Soit, impossibilité pour le salarié porté de regagner chaque jour son lieu de résidence du fait de ses conditions de travail (càd éloignement supérieur à 50 km ET temps de transport en commun supérieur à 1h 30 aller).
- Soit circonstances de type Horaires de Travail ou modes de transport empêchant de fait un retour à son domicile.
- La TVA en hôtellerie n’est généralement pas déductible
- En portage salarial, le consultant peut avoir accès aux grands déplacements URSSAF dans ces conditions.
La prise en charge des indemnités kilométriques est prévue par l’application d’un barème imposé par l’administration fiscale et peut donner lieu à l’application de la TVS (taxe sur véhicule de société). L’assurance du véhicule doit comprendre les déplacements professionnels
Que ce soit pour l’application des indemnités kilométriques ou l’utilisation d’un véhicule de société vous devez être en mesure de justifier le kilométrage déclaré par :
- Un tableau récapitulant chaque déplacement (exemple 4/2/22 : A/R chez EDF Lyon Mr DURAND – 125km)
- Des factures d’entretien régulières traçant le kilométrage du véhicule
Les frais suivants pourront faire l’objet d’un remboursement en plus des indemnités kilométriques :
- Frais de stationnement
- Frais de péage
Les amendes ne sont pas prises en charge comme frais professionnels.
Les cadeaux clients concernent exclusivement les éléments suivants : panier-repas, chèque cadeaux, fleurs, chocolats, goodies, vin et spiritueux (Liste limitative)
Les cadeaux clients sont remboursés dans les conditions suivantes :
- Les coordonnées complètes du bénéficiaire doivent être précisées : nom, prénom, société, qualité/fonction.
- Le contexte exclusivement professionnel et promotionnel doit être précisé : signature de contrat, reconduction de contrat, prospection, apport d’affaires, entretien de la relation commerciale dans un contexte concurrentiel, avantage procuré à la participation d’un séminaire/cocktail organisé par l’entreprise cliente etc…
- La TVA est déductible dans la limite des cadeaux de 69€ TTC en 2022
Le Freelance qui sera amené à utiliser son téléphone mobile personnel dans le cadre de son activité professionnelle pourra bénéficier d’un remboursement à hauteur proportionné du montant de la facture TTC (une quote-part doit être retenue au titre de l’utilisation personnelle).
Vous cherchez une société de portage salarial ?
Contactez REGIE-PORTAGE ! Cette société a été créée par un ancien porté en 2016. Elle porte près de 200 freelance sur toute la France et sur de nombreux métiers allant de l’informatique au manager de transition. Sa commission de gestion n’est que de 5% et elle est plafonnée.
